La place de l’avant-projet dans le processus global d’une conduite de projet est déterminante pour les ressources humaines et budgétaires de l’entreprise. Toutefois, si l’on s’en tient aux faits, cette phase est souvent négligée à cause d’une mise en oeuvre trop rapide avec, parfois, les mauvais intervenants. Quelle est donc l’utilité de consacrer du temps à la phase d’avant-projet ? Et comment s’y prendre pour bien la réussir et assurer la viabilité de votre projet ?
Un projet ne peut être correctement mené s’il n’est pas bien pensé.
Qu’est-ce que l’avant-projet ?
L’avant-projet est la première phase d’un projet. Elle sert de lien entre la stratégie d’une entreprise et la mise en oeuvre des projets permettant de déployer cette stratégie.
A ce stade, peu d’informations sont connues : le chef de projet n’est pas encore déterminé, le budget est défini de manière grossière et le planning ne pose pas forcément de contrainte particulière.
L’objectif de cette phase est d’étudier la perennité d’un projet et de donner libre choix à ses exécutants de le réaliser ou non. Ses avantages sont nombreux :
- implication des acteurs décisionnels ;
- limitation des risques en phase projet :
- clarification du contexte du projet et communication globale ;
- meilleure garantie de définir des objectifs réalisables.
Le cahier des charges
Le cahier des charges est un document, généralement entre 10 et 50 pages, qui définit la liste des besoins de votre projet. Il apparaît en phase d’avant-projet afin de poser par écrit l’ensemble des composantes du produit ou service à réaliser.
Il constitue le réferentiel des besoins d’un projet auprès d’un prestataire. Bien qu’il ne soit pas contractuel, il permet à la personne en charge de faire une proposition commerciale de bien comprendre l’étendue de votre demande et de réaliser un chiffrage le plus juste possible. Gain de temps et d’argent, il représentera alors une assurance à la fois pour le commanditaire et pour le prestataire en terme de respect de la demande.
Vous n’avez pas de compétence en interne pour rédiger un tel document ? Pas de panique, le prestataire pourra s’en charger, en réalisant une étude approfondie du contexte du projet et de sa finalité.
L’étude d’opportunité et l’étude de faisabilité
La phase d’avant-projet s’accompagne bien souvent de deux documents majeurs : l’étude d’opportunité et l’étude de faisabilité. Késako ?
La référence de la méthologie gestion de projet réside dans la composante « Qualité – Coût – Délai ».
Qualité – coût – délai : les trois composantes pour une bonne gestion de projet
L’étude opportunité a comme but de définir la qualité de l’attendu, de manière globale. Elle résulte souvent d’une réunion de brainstorming et d’une étude stratégique de l’environnement interne et externe (benchmark).
L’étude de faisabilité, quant à elle, a comme objectif de vérifier la cohérence du projet en terme de coût et de délai. Les grandes étapes du planning seront alors établies en fixant les jalons inévitables. Les contraintes budgétaires et de ressources humaines sont également évoquées à ce niveau.
A l’issue de ces deux études est effectuée une réunion de Go / No Go, c’est-à-dire une réunion de prise de décision quant aux lancement du projet, qui aura été jugé viable ou non. Des études lourdes de conséquences en terme de temps et d’argent si elles ne sont pas consciencieusement réalisées !